9 вопросов перед покупкой системы генерации документов — отвечаем честно

1. Можно ли заполнить ОДНУ анкету и на её основе сгенерировать сразу ПАКЕТ из 70 документов? Или придется для каждого документа вводить данные отдельно?

Да, это основной сценарий работы.

Как работает:

• Excel-файл содержит данные (одна строка = один «клиент/объект»)
• Папка шаблонов содержит 1 Word-документа с плейсхолдерами {{Название}}, {{ФИО}} и т.д.
• Программа применяет данные строк ко ВСЕМ шаблонам

Результат: 70 строк в Excel + 1 шаблон = 70 готовых документов в папке.

2. Поддерживает ли система условия? (Например: если в школе есть бассейн — добавляем 5 документов по воде, если нет — исключаем их из генерации).

Частично. Есть механизм, но ограниченный:

Что есть:

• Столбец ГЕН или ГЕНЕРАЦИЯ в Excel — если значение Нет, вся строка пропускается

Чего НЕТ:

• Условной логики на уровне шаблонов («если бассейн=да, использовать template_pool.docx»)
• Условных блоков внутри документа («показать абзац только если…»)

Обходные пути:

1. Разные папки шаблонов для разных комплектов (запускать программу дважды)
2. Оставлять плейсхолдеры пустыми — пустой текст просто не отображается

3. Как система работает с ФИО и названиями должностей в родительном/дательном падежах? Нужно ли вводить их вручную или есть авто склонение?

НЕТ авто-склонения. В программе нет морфологического анализа.

Как решается сейчас:

Excel-столбцы:

| ФИО          | ФИО_род       | ФИО_дат       | Должность | Должность_род    |

| Иванов И.И.  | Иванова И.И.   | Иванову И.И.    | Директор  | Директора        |

Шаблоны используют нужный падеж: {{ФИО_род}}, {{Должность_дат}}

4. Есть ли возможность, чтобы сгенерированные документы НЕ хранились на ваших серверах, а сразу скачивались или передавались в наше защищенное облако или на компьютер клиента? Как вообще работать с документами ограниченного доступа?

ПОЛНАЯ ЛОКАЛЬНОСТЬ. Это ключевое преимущество.

Что происходит:

• Программа работает только на компьютере пользователя
• Данные никуда не отправляются
• Документы сохраняются в указанную папку на диске

Единственное сетевое взаимодействие — активация лицензии (далее работа offline): передаются только: код лицензии, email, идентификатор машины. Никаких персональных данных клиентов.

Для документов ограниченного доступа: идеально подходит — данные не покидают периметр организации.

5. Как быстро удаляются персональные данные из анкет после генерации PDF?

Данные НЕ хранятся программой вообще.

• Программа читает Excel в память → генерирует документы → освобождает память
• Никакого кэширования, БД, временных файлов с ПДн
• После закрытия программы — в памяти ничего нет

Что остаётся:

• Исходный Excel (управляется пользователем)
• Сгенерированные документы (управляется пользователем)
• Лог-файл (только технические сообщения, без ПДн)

6. Могу ли я дать доступ методисту только на заполнение анкет, но запретить ему менять сами шаблоны (логику)?

НЕТ встроенной системы ролей. Это десктопное приложение.

Как решить через ОС:

📁 C:\SmartDocGen\

📁 Шаблоны\          ← Права: только админ (методисту Read-only)

📁 Данные\           ← Права: методист + админ

📁 Результаты\       ← Права: методист + админ

Методист сможет менять Excel и запускать генерацию, но не сможет редактировать .docx шаблоны.

7. Если закон изменился и мне нужно поменять одну формулировку в 70 шаблонах сразу — как это реализовано? Есть ли «глобальные переменные»?

Решение не совсем через «глобальные переменные», но можно настроить заранее.

Как это работает:

Шаг 0 — Подготовка (делается один раз): находите повторяющуюся формулировку во всех 70 шаблонах. Например:

Было в шаблонах:

«в соответствии с частью 3 статьи 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»»

Заменяете её на плейсхолдер:

Стало в шаблонах: {{Ссылка_152ФЗ}}

Шаг 1 — Создание «глобальной переменной» в Excel:

Добавляете столбец в Excel-файл с данными:

| ФИО | … | Ссылка_152ФЗ |
|————|——|————————————————————————————|
| Иванов И.И.| … | в соответствии с ч.3 ст.9 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» |
| Петров П.П.| … | в соответствии с ч.3 ст.9 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» |

Шаг 2 — Закон изменился:

Редактируете формулировку в одной ячейке Excel → копируете вниз на все строки:

| Ссылка_152ФЗ |
|—————————————————————————————|
| в соответствии с ч.3 ст.9 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 06.02.2023) «О ПДн» |

Шаг 3 — Перегенерация:

Запускаете SmartDocGen → все 70 шаблонов × все строки получают новую формулировку.

Продвинутая техника — «Справочный лист» в Excel.

Если у вас много таких формулировок, создайте отдельный лист-справочник:

Лист «Справочник»:

| Переменная | Значение |
|———————|————————————————————-|
| Ссылка_152ФЗ | в соответствии с ч.3 ст.9 ФЗ №152-ФЗ (ред. 06.02.2023) |
| Ссылка_273ФЗ | согласно ч.1 ст.28 ФЗ №273-ФЗ «Об образовании в РФ» |
| Реквизиты_школы | МБОУ СОШ №123, ИНН 1234567890, КПП 123456789 |

Лист «Данные» (основной):

| ФИО | Ссылка_152ФЗ | Ссылка_273ФЗ |
|————|———————-|———————-|
| Иванов И.И.| =Справочник!B2 | =Справочник!B3 |
| Петров П.П.| =Справочник!B2 | =Справочник!B3 |

Теперь: изменение в одной ячейке листа «Справочник» → автоматически подтягивается во все строки → при генерации применяется ко всем документам.

Что НЕ нужно делать

Неправильный подход:

❌ Открывать каждый из 70 Word-шаблонов вручную
❌ Искать формулировку через Ctrl+F в каждом файле
❌ Копировать новый текст в каждый шаблон

Правильный подход (с нашей системой):

✅ Один раз настроить плейсхолдеры в шаблонах
✅ Дальше все изменения — только в Excel
✅ Генерация → все документы обновлены

Принцип: любая повторяющаяся формулировка выносится в отдельный столбец-плейсхолдер. После этого изменение в одной ячейке Excel автоматически применяется ко всем 70 шаблонам при следующей генерации.

Требуется подготовка: один раз заменить формулировки на плейсхолдеры в шаблонах. Дальше — только редактирование Excel, без касания Word-файлов.

Этот вопрос таков, что может содержать несколько ответов. Все зависит от логики построенного рабочего процесса, можно адаптировать разными путями программу под то, что необходимо в результате получать.

8. Проставляется ли ваш логотип на документах и если да, то можем ли мы его убрать, чтобы клиент видел только наш бренд на этапе заполнения анкет?

Нет, наш лого и т.п. не проставляется. Можете своё лого использовать.

Программа заменяет ТОЛЬКО плейсхолдеры {{…}}. Всё остальное содержимое шаблона сохраняется:

• ✅ Логотип компании (вставленная картинка)
• ✅ Колонтитулы с брендингом
• ✅ Фирменные цвета и шрифты
• ✅ Подложки (watermarks)

Более того, есть динамическая вставка изображений:

Шаблон:  {{IMG:logo}}

Excel:   столбец «IMG:logo» со значением «logo_school123.png»

Никаких логотипов SmartDocGen на документах нет. Вы полностью контролируете брендинг — ваши шаблоны, ваш логотип, ваш фирменный стиль. Можно даже динамически подставлять разные логотипы через плейсхолдер {{IMG:…}}.

9. Можно ли настроить так, чтобы в итоговом файле стояла невидимая или видимая метка (водяной знак) о том, что документ подготовлен нашей системой?

Да, вот три способа:

Способ 1 — Статический водяной знак:

• В Word: Дизайн → Подложка → своя подложка
• Этот водяной знак будет во всех документах, сгенерированных из этого шаблона

Способ 2 — Динамический текст:

• Шаблон (мелким шрифтом внизу): «Документ подготовлен: {{Метка_системы}}»
• Excel: | Метка_системы | ООО «Наша компания», лицензия №123 |

Способ 3 — Динамическое изображение водяного знака:

• Шаблон: {{IMG:watermark}}
• Excel:  | IMG:watermark | watermark_company.png |

Водяные знаки реализуются через стандартные средства Word (подложка) или через плейсхолдеры для динамического контента. Можно ставить как текстовые метки, так и графические водяные знаки.