Рекомендации по подготовке исходных файлов: структура, форматирование и примеры

1. Структура и форматирование Excel-файлов

1. Структура таблицы:
   • Первая строка таблицы должна содержать заголовки столбцов. Эти заголовки будут использоваться как метки (плейсхолдеры) в Word-шаблоне.
   • Каждый столбец должен содержать данные одного типа (например, текст, даты, числа).
2. Форматирование данных:
   • Убедитесь, что данные в ячейках не содержат лишних пробелов, символов или ошибок.
   • Используйте стандартные форматы для дат и чисел:
     • Даты: дд.мм.гггг или в формате, совместимом с вашей региональной настройкой.
     • Числа: без дополнительных символов, таких как +, %, или #.
3. Примеры структуры Excel-файла:

2. Структура и форматирование Word-шаблонов

1. Использование плейсхолдеров:
   • Вставляйте плейсхолдеры в формате {{Имя_поля}} в тех местах документа, где требуется подстановка данных.
   • Названия плейсхолдеров должны точно совпадать с заголовками столбцов в Excel.
2. Форматирование текста:
   • Настройте стили шрифтов, отступов и заголовков в шаблоне Word заранее. Программа сохраняет заданное форматирование.
   • Используйте таблицы для аккуратного размещения данных, если документ требует сложной структуры.
3. Пример Word-шаблона:

3. Частые ошибки и их предотвращение

1. Ошибка: Заголовки столбцов в Excel не совпадают с названиями плейсхолдеров в Word.
   • Решение: Проверьте на совпадение названия заголовков и плейсхолдеров.
2. Ошибка: В таблице Excel содержатся пустые строки или столбцы.
   • Решение: Удалите лишние строки и столбцы перед началом работы.
3. Ошибка: Использование неподдерживаемых форматов файлов.
   • Решение: Сохраните файлы в форматах .xlsx, для Excel и .docx для Word.

4. Рекомендации по организации файлов

1. Храните исходные данные и шаблоны в отдельных папках для упрощения работы.
2. Создавайте отдельные папки для готовых документов, чтобы избежать путаницы.

5. Пример рабочего процесса

1. Подготовка данных: Создайте Excel-файл с данными сотрудников.
2. Создание шаблона: Настройте Word-документ с плейсхолдерами.
3. Запуск обработки: Укажите исходный файл и шаблон в SmartDocGen и запустите процесс.

Эти рекомендации помогут вам максимально эффективно использовать возможности SmartDocGen и избежать распространённых ошибок. Если у вас возникли вопросы, посетите раздел документация или обратитесь за помощью через контакты.

💡 Для более наглядного понимания процесса настройки изображений (PNG, JPG) и JSON-файлов с координатами, рекомендуем посмотреть видеоинструкции, размещённые в разделе документация. Там вы найдёте подробные примеры по созданию персонализированных картинок и настройке шрифтов, координат, выравнивания и других параметров.